ตั้งแต่เกิดโรคระบาด COVID-19 ที่สร้างผลกระทบครั้งใหญ่ในหลายๆเรื่อง โดยเฉพาะเกิดการเปลี่ยนแปลงของสำนักงานและรูปแบบการทำงานครั้งใหญ่ นิยามของ Smart Office ในปี 2022 ไม่เพียงแค่เป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาแค่ใช้งานเหมือนที่ผ่านมา แต่ต้องเป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มประสบการณ์การทำงานที่ดีให้กับพนักงานมากขึ้น
มาอัปเดตกันดีกว่าว่า Smart Office ในปี 2022 มีอะไรบ้างที่องค์กรควรรู้ครับ
Smart office คืออะไร?
Smart office คือ ออฟฟิศที่นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ เพื่ออำนวยความสะดวก ให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าพนักงานจะทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ หรือที่บ้าน
พนักงานต้องสามารถเชื่อมต่อกับออฟฟิศได้ รวมถึงสถานที่ทำงานจะต้องพร้อมในทุกๆ เวลาที่พนักงานต้องการเข้าออฟฟิศ และสามารถใช้ทุกพื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพสูงสุด
ช่วยประหยัดเวลากับปัญหาในออฟฟิศที่ไม่จำเป็น
ประโยชน์ของ Smart office
- เพิ่ม Productivity
Hybrid Working รูปแบบการทำงานใหม่ขององค์กร ที่ Smart office จะเข้ามามีบทบาทมากขึ้น หนึ่งในเหตุผลหลักที่ได้รับความนิยมมากที่สุด คือ ช่วยเพิ่ม Productivity ให้กับพนักงาน ลดปัญหาในการจัดการพื้นที่ทำงานต่างๆที่ไม่เป็นระบบ ที่ส่งผลให้พนักงานเสียเวลากับงานที่ไม่ใช่งานในออฟฟิศจริงๆ เช่น พนักงานสามารถจองพื้นที่ทำงานหรือจองห้องประชุมได้จากที่บ้านได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาหาโต๊ะทำงานที่ว่าง หรือจองห้องประชุมไม่ได้ ซึ่งปัญหานี้จะสะสม จนทำให้องค์กรเสียทรัพยากรมากมายไปอย่างน่าเสียดาย
- Employee Experience
เหตุผลที่สำคัญรองลงมาไม่แพ้กัน คือ Smart office ที่เอื้อต่อการทำงาน และตอบโจทย์จุดประสงค์ในการเข้าออฟฟิศ จะช่วยเพิ่ม Employee Experience สร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีให้กับพนักงานในยุคที่องค์กรต่างปรับตัวเข้าสู่การทำงานแบบ Hybrid Working พนักงานมีอิสระในการเลือกสถานที่ทำงานที่เหมาะกับรูปแบบงานของวันนั้นๆ ได้ เช่น สามารถทำงานที่บ้านในวันที่ต้องโฟกัสกับงาน หรือเลือกเข้าออฟฟิศในวันที่มีประชุมกับทีม
- ผู้บริหารมีข้อมูลในการวางกลยุทธ์
เมื่อมีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในออฟฟิศ องค์กรจะมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับ Insight ในการใช้งานพื้นที่ออฟฟิศ ปริมาณและช่วงเวลาที่มีการใช้งานห้องประชุมและพื้นที่ทำงานต่างๆ รวมถึงจำนวนพนักงานที่ใช้ห้องประชุมในแต่ละครั้ง เพื่อนำมาวิเคราะห์ขนาดห้องประชุมภายในองค์กรได้อย่างแม่นยำ
CEO หรือ HR สามารถนำข้อมูลมาวางกลุยทธ์การทำงาน Model Hybrid Working และการทำ Change Management เพื่อสร้างออฟฟิศที่เอื้อต่อรูปแบบการทำงานที่เหมาะสมกับพนักงานของตัวเอง ส่งผลให้เกิด ROI ในหลายๆ ด้าน - เพิ่มความปลอดภัยให้กับออฟฟิศ
ความปลอดภัยด้านสุขอนามัยภายในออฟฟิศเป็นเรื่องที่องค์กรต้องให้ความสำคัญ โดยเฉพาะในยุค COVID-19 ไม่ว่าจะเป็น Social Distancing การทำความสะอาดฆ่าเชื้อพื้นที่ต่างๆ ในออฟฟิศ เทคโนโลยีจะช่วยตอบโจทย์ในการเพิ่มความปลอดภัยให้กับพื้นที่ทำงาน เช่น HR กำหนด Flexible Working Policy โดยคำนึงถึงความหนาแน่นของพื้นที่ทำงานต่อจำนวนพนักงาน รวมถึงผู้ดูแลพื้นที่สามารถปิดพื้นที่ชั่วคราวเพื่อให้แม่บ้านทำความสะอาดฆ่าเชื้อ เพิ่มความมั่นใจให้กับพนักงาน
- ลด Cost พื้นที่ออฟฟิศ
ค่าใช้จ่ายหลักๆ ขององค์กรนั้นมาจากค่าใช้จ่ายในการเช่าสำนักงาน ที่นับวันอัตราค่าเช่าจะเพิ่มขึ้นทุกปี และยิ่งองค์กรที่มีการเติบโตเพิ่มขึ้นก็มักจะขยายพื้นที่สำนักงานเพิ่มขึ้น
สมัยก่อน Traditional office ที่มีการนั่งแบบ Fixed จะมีอัตราการใช้พื้นที่ทำงานต่อพนักงานหนึ่งคนมากกว่า Smart office เนื่องจากรูปแบบของออฟฟิศสมัยใหม่มีการปรับพื้นที่ทำงานให้เป็นพื้นที่ทำงานส่วนกลาง องค์กรใช้พื้นที่ต่อพนักงานน้อยลง ทำให้องค์กรสามารถปรับลดพื้นที่ที่ไม่จำเป็นลงได้
และการนำเทคโนโลยีเข้ามา จะช่วยให้องค์กรบริหารจัดการพื้นที่ทำงานในออฟฟิศได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดปัญหาการจองห้องประชุมและพื้นที่ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นปัญหาการจองซ้อนและจองกั๊กกัน หรือคนที่มาก่อนจะได้สิทธิในการเลือกก่อน - ดึงดูดพนักงานใหม
ออฟฟิศรูปแบบใหม่มีการจัดพื้นที่ทำงานด้วยแนวคิด Activity-Based Working
วางกลยุทธ์พื้นที่ทำงานให้เข้ากับการทำงานแต่ละกิจกรรมของพนักงาน เช่น Focus Area สำหรับงานที่ต้องการใช้สมาธิคนเดียว และ Collaborative Area งานที่เหมาะกับการ Brainstorm กับทีม
ซึ่งการจัดพื้นที่ทำงานในรูปแบบนี้จะช่วยให้พนักงานมีอิสระในความคิด รวมถึงเกิดไอเดียใหม่ๆในการทำงานมากขึ้น ส่งผลให้ดึงดูดพนักงานใหม่ๆ อยากเข้ามาทำงาน ส่วนพนักงานเดิมก็อยากทำงานกับองค์กรต่อไป
ตัวอย่างการทำ Smart Office ในพื้นที่บริเวณต่างๆ
การจัดรูปแบบ Smart office นอกจากจะต้องมีการเปลี่ยนรูปแบบการจัดผังที่นั่ง
ยังต้องจัดแบ่งพื้นที่ออฟฟิศออกเป็น 3 โซนต่างๆ โดยการนำ Workplace Technology
เข้ามาบริหารจัดการแต่ละพื้นที่อย่างเหมาะสม ดังนี้
- Public Zone (พื้นที่สีขาว) พื้นที่สำหรับต้อนรับผู้มาติดต่อ องค์กรควรมีเทคโนโลยี Visitor Management System สำหรับคัดกรองผู้มาติดต่อและพนักงานไว้ที่บริเวณนี้ เพื่อคัดกรองเบื้องต้น ตรวจวัดอุณหภูมิ เพิ่มความมั่นใจและความปลอดภัยด้านสุขอนามัยในการผ่านเข้าไปพื้นที่ภายในองค์กร
- Semi- Private Zone (พื้นที่สีเทา) พื้นที่ส่วนกลางของออฟฟิศจะเป็นการจัดโซนพื้นที่แบบ Co-Working Space ที่นำเทคโนโลยี Hot desk booking รวมถึงระบบ Smart Locker สำหรับพนักงานและผู้มาติดต่อมาไว้ยังพื้นที่บริเวณนี้
- Private Zone (พื้นที่สีน้ำตาล) พื้นที่ทำงานและห้องประชุมของแผนกต่างๆ โดยนำเทคโนโลยี Meeting room booking และ Dynamic Access Control เพื่อกำหนดสิทธิ์ในการเข้าพื้นที่ทำงานของออฟฟิศ โดยพนักงานจะสามารถจองพื้นที่ทำงานต่างๆ ได้ง่ายดายผ่าน Mobile Application
ปัญหาในออฟฟิศที่แก้ไข ด้วยการใช้ Workplace Plus
จองโต๊ะทำงานไม่ได้ + หาเพื่อนร่วมงานไม่เจอ
องค์กรที่มีการใช้พื้นที่ทำงานส่วนกลาง (Hot Desk) แทนการใช้โต๊ะแบบ Fixed Desk
พนักงานมักหาโต๊ะทำงานที่ว่างไม่ได้ หรือเสียเวลาไปกับการหาโต๊ะทำงานมากเกินความจำเป็น และหาเพื่อนร่วมทีมไม่เจอ
Workplace Plus solution
ด้วยเทคโนโลยีจาก Co Desk ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง จาก Solution Workplace Plus มาพร้อมกับ 3D Floorplan จะช่วยให้พนักงานสามารถเห็นโต๊ะทำงานที่ว่าง และจองโต๊ะทำงานได้ง่ายผ่าน Application Workplace Plus รวมถึงสามารถดูรายชื่อพนักงานที่นั่งตามโต๊ะต่างๆ ผ่านแผนผังได้เลย
ล็อกเกอร์เก็บของไม่ว่าง
เมื่อพนักงานที่ไม่มีโต๊ะทำงานประจำต้องเข้าออฟฟิศ และจำเป็นต้องใช้ตู้ล็อกเกอร์เก็บของ องค์กรที่ไม่มีเทคโนโลยีไว้ใช้บริหารจัดการ ก็จะเกิดปัญหาตู้ล็อกเกอร์ไม่พอใช้ และผู้ดูแลบริหารจัดการไม่ดี
Workplace Plus solution
Locker Space ระบบล็อกเกอร์อัจฉริยะ ช่วยให้ผู้ดูแลสามารถกำหนดได้ว่าเมื่อพนักงานจองโต๊ะ Hot Desk เข้ามาด้วยการใช้โซลูชัน Co Desk จะมอบตู้ล็อกเกอร์ให้โดยอัตโนมัติ หรือจะกำหนดล็อกเกอร์ประจำ ให้กับพนักงานที่เข้าออฟฟิศบ่อยๆ รวมถึงยังสามารถเช็กตู้ล็อกเกอร์ที่ว่างจากแผนผัง
ห้องประชุมไม่ว่าง/ ห้องประชุมไม่พอ
ปัญหาที่พบบ่อยในการจองห้องประชุม คือ การจองกั๊ก จองไว้แล้วไม่มาใช้ หรือยกเลิกการประชุมก็ไม่บอกผู้ดูแล ทำให้คนที่ต้องการใช้จริงๆ ไม่มีห้องประชุมใช้ และห้องประชุมไม่พอ
Workplace Plus solution
Meet in Touch โซลูชันจองห้องประชุมอัจฉริยะ มีฟีเจอร์การยกเลิกห้องประชุมอัตโนมัติ
เมื่อถึงเวลาแล้วไม่มีคนมาเช็กอินห้องประชุม ช่วยลดปัญหาการจองกั้กได้เป็นอย่างดี รวมถึงพนักงานจองห้องประชุมได้อย่างรวดเร็ว
ลดเวลาในการจอง + จองออนไลน์ไม่ได้
เมื่อพนักงานทำงานอยู่ที่บ้าน ถ้าอยากจองโต๊ะทำงาน ห้องประชุม และล็อกเกอร์ก็ต้องโทรไปจองกับผู้ดูแล ทำให้เสียเวลาในการจอง และไม่ได้รับความสะดวกในการจองเท่าที่ควร
Workplace Plus solution
ด้วย Application Workplace Plus ที่รวม Solution ทุกอย่างไว้ในแอปเดียวกัน ทั้ง จองห้องประชุม จองโต๊ะทำงานส่วนกลาง และจองล็อกเกอร์ พนักงานจะสามารถจองผ่าน Mobile Application ได้ง่ายและรวดเร็ว พร้อมทั้งมีระบบช่วยแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเวลาที่จองโซลูชันต่างๆ ไว้
กังวลเรื่องความปลอดภัยด้านสุขอนามัยเมื่อเข้าออฟฟิศ
ในสถานการณ์ที่มีการแพร่ระบาดของ COVID-19 พนักงานย่อมกังวลในเรื่องความปลอดภัยด้านสุขอนามัยเมื่อเข้าออฟฟิศ ไม่ว่าจะเป็นความกังวลเมื่อต้องสัมผัสจุดร่วมต่างๆ ในออฟฟิศ รวมถึงไม่มั่นใจในการคัดกรองและความสะอาดของออฟฟิศ
Workplace Plus solution
Solution Workplace Plus มี Touchless Technology ช่วยเพิ่มความมั่นใจให้กับพนักงาน ตั้งแต่เทคโนโลยี QR Code และ Face scan สำหรับเข้าใช้งานพื้นที่ต่างๆ ซึ่งมีอยู่ในทุก Solution ตั้งแต่ Meet in touch ระบบจองห้องประชุม, Co Desk ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง, Locker Space ระบบจองล็อกเกอร์อัจฉริยะ
รวมถึง “Visitar” ระบบบันทึกผู้มาติดต่อ (Visitor Management System) ที่นอกจากจะมี Touchless Technology แล้ว พนักงานและผู้มาติดต่อจะต้องตอบแบบสอบถามเกี่ยวกับ COVID-19 Screen Questionnaire ก่อน ถึงจะได้ QR Code เพื่อใช้ในการเข้าออฟฟิศ
ขาดข้อมูลในการวิเคราะห์การใช้งานพื้นที่ออฟฟิศ
CEO รวมถึงผู้ดูแลไม่มีการเก็บข้อมูลการใช้งานพื้นที่ต่างๆ จึงยากที่จะรู้ว่าพนักงานใช้พื้นที่และห้องต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ดังนั้นเวลาที่ต้องการจะเพิ่มหรือลดพื้นที่ทำงาน จึงไม่สามารถตัดสินใจและวางกลยุทธ์ Workplace ได้อย่างแม่นยำ
Workplace Plus solution
ด้วย Solution Workplace Plus จะทำให้ CEO และผู้ดูแลมี Data Analytic ข้อมูลเชิงลึกในการใช้งานพื้นที่ทำงานและห้องประชุมได้อย่างละเอียดและแม่นยำ ทั้ง Insight ปริมาณการใช้พื้นที่ทำงานต่างๆ ของพนักงาน เพื่อนำมาวางกลยุทธ์ปรับพื้นที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้องค์กรสามารถลดขนาดพื้นที่ออฟฟิศ และลดต้นทุนค่าเช่าพื้นที่ลงได้
Smart Office Trends 2022
นิยามของ Smart office ถูกปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา เพื่อให้เข้ากับสถานการณ์ในปัจจุบัน โดยเฉพาะในยุคที่ COVID-19 เป็นตัวเร่งให้องค์กรต้องทำ Workplace Transformation ครั้งใหญ่ และในปี 2022 สังเกตได้จากพฤติกรรมและการใช้ชีวิตของพนักงานที่เปลี่ยนไป พนักงานมองหางานที่ Work from Home กันมากขึ้น เพราะกังวลเรื่องความปลอดภัยด้านสุขอนามัยของตนเอง และมองว่าถึง Work from Home ก็ยังทำงานได้อย่างมี Productivity
ดังนั้น องค์กรจำเป็นต้องปรับรูปแบบการทำงาน “Hybrid Working” และนำ Workplace Technology มาบริหารจัดการพื้นที่และพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อเพิ่ม Employee Experience และ Productivity ในด้านการทำงานและเป็น Hygiene Office ที่ได้มาตรฐานในเรื่องความปลอดภัยด้านสุขอนามัย
สรุป
สำหรับ Smart Office ปี 2022 ในช่วงที่ COVID-19 เป็นตัวเร่งนั้น องค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในพื้นที่ออฟฟิศ เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มความปลอดภัยด้านสุขอนามัยมากขึ้น รวมถึงเทคโนโลยีจะช่วยให้พนักงานสามารถเชื่อมต่อออฟฟิศได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน เพื่อรองรับการทำงานแบบใหม่ Hybrid Working
สำหรับองค์กรไหนที่สนใจในการทำ Smart Office เพื่อเตรียมพร้อมเข้าสู่ในยุค
New Normal
สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Fanpage Exzy Workplace Plus หรือติดต่อได้ที่
Tel : 095-9191-963
Email : Contact@exzy.me
Inbox : m.me/exzyworkplaceplus
