ในปัจจุบันเทรนด์การทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วจากมือถือ หรือ โน้ตบุ๊คที่มีส่วนเข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงานมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงการตกแต่งในรูปแบบ Open Office มากยิ่งขึ้น ตอบรับเทรนด์ Hybrid Workplace หรือการมีอิสระในการทำงานจากที่ไนก็ได้ (Remote Working) ที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ
เมื่อรูปแบบการทำงานมีการเปลี่ยนแปลง ทำให้รูปแบบการจัดสำนักงานเปลี่ยนไปเช่นเดียวกัน วันนี้เราจะมาทำความรู้จักกันครับว่า Hot Desk คืออะไร ? แล้วมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร ?
Hot Desk คืออะไร?
Hot Desk คือ รูปแบบการจัดพื้นที่สำนักงานโต๊ะส่วนกลาง ที่เน้นตอบโจทย์เรื่องของ Open Space และความยืดหยุ่นในการทำงานและอิสระของพนักงานมากยิ่งขึ้นโดยให้พนักงานในองค์กรสามารถมาใช้โต๊ะทำงานส่วนกลางในเวลาใดก็ได้ ตำแหน่งไหนก็ได้
สอดคล้องกับการทำงานในรูปแบบ Hybrid Working พร้อมส่งเสริมการทำงานร่วมกับในแต่ละแผนกมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้จำนวนโต๊ะ Hot Desk หรือแผนกที่เหมาะสมกับการใช้งาน Hot Desk ขึ้นอยู่กับรูปแบบและประเภทธุรกิจของแต่ละองค์กร
องค์กรควรสังเกตและเก็บข้อมูลเพื่อศึกษาการใช้งานโต๊ะทำงานของพนักงานว่าในแต่ละวันมีการใช้งานอย่างไร เพื่อที่จะสามารถมาตั้งเป้าทำอัตราส่วนระหว่างจำนวนโต๊ะ Hot Desk และจำนวนพนักงานในลำดับต่อไปได้
Hot Desk มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร?
พื้นที่สำนักงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น : ในปัจจุบันค่าเช่าพื้นที่สำนักงานมีอัตราค่าเช่าต่อตารางเมตรเพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ การทำ Hot Desk ไม่ว่าจะเป็นการลดโต๊ะประจำของพนักงานในบางแผนก หรือการเปลี่ยนพื้นที่ว่างให้เป็นพื้นที่ส่วนกลางมากยิ่งขึ้น ซึ่งล้วนแล้วแต่ช่วยให้องค์กรสามารถใช้พื้นที่สำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ส่งผลทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่ได้โดยการลดพื้นที่ส่วนเกิน หรือเป็นการเพิ่มพื้นที่ว่างเพื่อรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มมากขึ้นเป็นต้น
เพิ่มการ Collaboration ในองค์กร : Hot Desk เป็นการเปิดอิสระให้กับพนักงานที่สามารถเลือกนั่งทำงานจากตำแหน่งไหนก็ได้ภายในออฟฟิศ นอกจากนี้เรายังสามารถรวมกลุ่มกับแผนกอื่นๆเพื่อมาทำงานร่วมกับ ตอบโจทย์เทรนด์การทำงานในรูปแบบ Activity-Based Working ส่งผลให้ Engagement ระหว่างพนักงานดีมากยิ่งขึ้น และยังเป็นการเพิ่ม Productivity ในการทำงานอีกด้วย
- ส่งเสริม Productivity ของพนักงาน : การมี Hot Desk นั้นจะเป็นการสร้างประการณ์ทำงานให้พนักงาน เนื่องจากพนักงานมีอิสระในการเลือกที่ทำงานตามความต้องการในแต่ละวัน หรือตามลักษณะของงานแต่ละประเภท ยกตัวอย่างเช่น ต้องการนั่งทำงานในโซนเงียบ เพื่อต้องการใช้สมาธิสูง หรือต้องการนั่งทำงานกับทีมหรือแผนก เพื่อต้องการ Brainstorm เป็นต้น
อ่านเพิ่มเติม : 6 ประโยชน์ของ Hot Desk ที่ช่วยให้ออฟฟิศของคุณดีขึ้นได้
Hot Desk มีหลักการใช้งานอย่างไร?
Hot Desk เปิดให้พนักงานคนใดก้ได้สามารถใช้โต๊ะส่วนกลางซึ่งเป็นโต๊ะที่ไม่มีเจ้าของในเวลาใดก็ได้ โดยการใช้งานเป็นรูปแบบ First-come, First-Served ซึ่งโดยปกติโต๊ะส่วนกลางจะมาพร้อมกับปลั๊กไฟเพื่ออำนวยความสะดวกสบายให้กับพนักงา นอกจากนี้ยังองค์กรอาจจะที่ต้องเตรียม Locker ในกรณีที่พนักงานต้องการเก็บเอกสารบางอย่างอีกด้วย
ทำอย่างไรให้ Hot Desk มีประสิทธิภาพ?
หัวใจของการทำ Hot Desk ให้มีประสิทธิภาพคือ “การนำเทคโนโลยีเข้าใช้เพื่อบริหารจัดการการจอง โต๊ะ Hot Desk อย่างมีประสิทธิภาพ” โดยต้องมั่นใจว่าเป็นระบบที่ใช้งานง่าย ในขณะเดียกันก็ต้องมีประสิทธิภาพและความเสถียรของระบบเช่นเดียวกัน
ระบบจองโต๊ะ Hot Desk ควรที่จะมี หน้าจอ Touchscreen เพื่อให้พนักงานสามารถจองโต๊ะส่วนกลางก่อนใช้งานได้ และควรที่จะรองรับการใช้งานจากมือถือเช่นเดียวกัน เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการใช้งานมากยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ในส่วนของระบบควรถูกออกแบบตามหลักที่เหมาะสมสำหรับ Hot Desk เช่น การกำหนดสิทธิ์หรือกฏต่างๆ หรือการยกเลิกการจองอัตโนมัติในกรณีที่ไม่มีผู้ใช้งาน เป็นต้น
องค์กรใดที่สนใจต้องการปรับรูปแบบพื้นที่ทำงานภายในออฟฟิศให้เป็นในรูปแบบ Hot Desk ตอบรับกับเทรนด์ออฟฟิศยุคใหม่อย่าง Hybrid Workplace ให้มีประสิทธิภาพ ด้วยโซลูชัน W+ Co Desk ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลางอันดับหนึ่ง มาพร้อมระบบ Software ที่ได้มาตรฐาน
สามารถสอบรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่เบอร์ 096-9595-193 หรือ contact@exzy.me
