ปัญหา No-Show ในการจองห้องประชุม หรือเรียกง่ายๆคือ “จองกั๊ก” ซึ่งเป็นปัญหาที่หลายคนคงพบบ่อยได้ทั่วไปในที่ทำงาน
บางครั้งเมื่อเราได้เวลาที่ต้องการจองห้องประชุมแล้ว แล้วนำไปหาในตารางจองห้องประชุม ไม่ว่าจะเป็น กระดาษหน้าห้องประชุม ตารางห้องประชุมในระบบอีเมล หรือวิธีอื่นๆ แล้วพบว่าไม่มีห้องประชุมว่างเลย เป็นต้น
ปัญหาของการจองห้องประชุมแล้วไม่มาใช้ คือ ห้องประชุมที่ถูกจองไว้ จะยังคงสถานะจองไว้ แม้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมไม่เข้ามาใช้งานนั่นเอง
เรื่องเหล่านี้ส่งผลเสียในหลายๆด้าน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของพื้นที่ที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ การที่คนต้องการจะใช้ห้องจริงๆไม่ได้ใช้ รวมไปถึง Productivity ของพนักงานที่ลดลงอีกด้วย
จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ออฟฟิศคุณควรมีวิธีการจัดการปัญหาการห้องประชุมที่ถูกต้องและคุ้มค่ากับการลงทุน
นอกจากนี้ผู้ที่ดูแลรับผิดชอบพื้นที่ห้องประชุมอย่างเช่น ฝ่ายอาคาร, ฝ่ายส่วนกลางที่ดูแลเกี่ยวกับออฟฟิศอาจจะโดนรบกวนอยู่บ่อยๆ เพราะจะต้องเข้ามารับผิดชอบและแก้ปัญหาเรื่องนี้ เมื่อพนักงานต้องการจองห้องประชุมอย่างเร่งด่วน
ในบทความนี้มาพบว่าการจองกั๊ก คืออะไร และทำไมถึงเป็นเรื่องสำคัญที่ออฟฟิศต่างๆจะต้องเข้ามาแก้ปัญหา รวมถึง 3 วิธีที่จะช่วยให้คุณแก้ปัญหาเรื่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
No Show คืออะไร?
No Show คือ การจองห้องประชุมเอาไว้ แล้วไม่มีผู้มาใช้งานภายในระยะเวลาที่จองไว้ บางครั้งจะชอบเรียกเหตุการณ์แบบนี้ว่า “จองกั๊กห้องประชุม หรือ จองลืม” หรือที่ในต่างประเทศจะเรียกว่า Ghost Meeting
ซึ่งป็นปัญหาใหญ่สำหรับในออฟฟิศหลายแห่งไม่ว่าจะมีห้องประชุมมากหรือน้อย ซึ่งเกิดได้ตลอดเวลา โดยมาจากหลากหลายสาเหตุด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น
- ผู้จองอาจจะลืมยกเลิกการประชุมที่จองไว้ แม้บางทีอาจจะรู้ล่วงหน้าว่าการประชุมที่จองไว้ยกเลิกแล้วก็ตาม
- ผู้เข้าร่วมประชุมลืมที่จะเข้าประชุม และปล่อยให้การจองห้องประชุมจองอยู่ตามเดิม
- พนักงานจองห้องประชุมแบบต่อเนื่อง (Recurring) เพื่อจองห้องประชุมล่วงหน้า เผื่อในกรณีที่ห้องประชุมหายากในออฟฟิศ
ปัญหาของ No Show Meeting
ในกรณีที่มีการจองห้องประชุมแล้วไม่ใช้ โดยปกติทั่วไปคนที่เหลือในออฟฟิศแทบจะไม่มีใครรู้เลยห้องประชุมนี้ว่าง ในมุมมองคนทั่วไปจะคิดว่าห้องประชุมในปกติว่างน้อยมากในแต่ละวัน หลายๆคนเลยจบด้วยการจองห้องประชุมแบบต่อเนื่องหรือ Recurring แทนเผื่อในกรณีที่ต้องการใช้ในอนาคต
ซึ่งเมื่อมีการทำแบบนี้เป็นจำนวนมาก จะยิ่งทำให้ออฟฟิศมีห้องประชุมที่ว่างน้อยลงมากยิ่งขึ้ นอกจากนี้ การจองห้องประชุมกั๊กยังส่งผลเสียให้กับบริษัททั้งในเรื่องของความพึงพอในพนักงานที่ไม่สามาถหาห้องประชุมได้ และอาจส่งผลกระทบในระยะยาวต่อวัฒนธรรมองค์กรอีกด้วย
อีกหนึ่งประเด็นที่สำคัญคือ พื้นที่ห้องประชุมต่อตารางเมตรที่เสียเปล่าในแต่ละเวลาที่ผ่านไป โดยหากเกิดปัญหานี้หลายๆห้อง ยิ่งส่งผลให้บริษัทสูญเสียเงินเป็นจำนวนมากจากการไม่สามารถใช้งานพื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
3 วิธีลดปัญหา No-Show จากการจองห้องประชุมในออฟฟิศของคุณ
รู้หรือไม่ว่าโดยเฉลี่ยพนักงานในออฟฟิศจะเสียเวลาในการหาห้องประชุม 30 นาทีต่อวัน (ถ้านับเป็นสัปดาห์เท่ากับ 2.5 ชั่วโมงเลยทีเดียว)
และนี่คือ 3 วิธีที่ระบบจองห้องประชุมจะช่วยให้คุณสามารถลดปัญหาในเรื่องการจองกั๊กห้องประชุมได้
- ผู้จองห้องประชุมเช็คอิน (Check-in) ก่อนถึงเวลาประชุม
- การยกเลิกห้องประชุมได้อัตโนมัติ ในกรณีที่ไม่มีผู้มาเช็คอิน
- เห็นภาพรวมรายงานการใช้งานห้องประชุมในทุกรูปแบบ
ระบบจองห้องประชุม เช่น ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch สามารถช่วยให้คุณสามารถจัดการเรื่องเหล่านี้ในทุกห้องประชุมที่คุณมีได้อย่างง่ายดาย
1. เช็คอิน (Check-in) ห้องประชุมก่อนถึงเวลาประชุม
หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะลดการการจองกั๊กในห้องประชุมของออฟฟิศคุณ คือ ผู้จองห้องประชุมต้องเช็คอิน (Check-in) ห้องประชุมก่อนถึงเวลาประชุม ซึ่งทำให้ผู้ประชุมมาประชุมตรงต่อเวลามากขึ้นและจะทำให้มั่นใจได้ว่ามาจองห้องประชุมแล้วมาใช้จริงๆ
โดยระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ผู้จองห้องประชุมสามารถเช็คอินผ่านหน้าจอหน้าห้องประชุม โดยผู้จองห้องประชุมสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนผ่านสีสถานะหน้าจอหน้าห้องประชุม เช่น สีเขียว หมายถึงห้องประชุมว่าง สีเหลือง หมายถึงอยู่ระหว่างการรอเช็คอิน และสีแดง หมายถึง มีผู้ใช้งานอยู่ ณ ขณะนี้
2. ยกเลิกห้องประชุมได้อัตโนมัติ ในกรณีที่ไม่มีผู้มาเช็คอิน
อีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยลดปัญหานี้ในการจองห้องประชุมในออฟฟิศของคุณคือ การที่คุณมีระบบที่สามารถยกเลิกห้องประชุมได้อัตโนมัติ ในกรณีที่ไม่มีผู้ Check-in ภายในระยะเวลาที่กำหนด
ประโยชน์คือ ทำให้ผู้อื่นสามารถมาใช้งานต่อได้และช่วยให้การประชุมที่จองแบบ Recurring แล้วไม่มาใช้ถูกยกเลิกไปเช่นเดียวกัน ด้วยระบบจองห้องประชุม Meet in Touch มาพร้อมความสามารถในการยกเลิกห้องประชุมตามระยะเวลาที่กำหนด
3. วิเคราะห์จำนวนที่เกิด No Show Meeting จาก Utilized Data
สิ่งสำคัญคือองค์กรต้องมีข้อมูลภาพรวมทั่วไปเกี่ยวกับอัตราการใช้งานในพื้นที่สำนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการใช้ห้องประชุม ตัวอย่างเช่น คุณควรรู้ว่ามีการประชุมโดยเฉลี่ยที่ละทิ้งในแต่ละเดือนจำนวนเท่าใด จำนวนที่ถูกยกเลิกก่อนถึงกำหนดการประชุม และจำนวนการเข้าใช้ห้องประชุมจริง
องค์กรสามารถนำข้อมูลจากในระบบ Meet in Touch ซึ่งระบบจะบันทึกอัตราการใช้งานอย่างละเอียด เพื่อให้องค์กรนำข้อมูลเหล่านี้ไปปรับปรุงพื้นที่ในสำนักงานให้ดียิ่งขึ้น และสามารถแก้ไขปัญหาการจองกั๊กได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น