เคยสงสัยบ้างมั้ยว่า ทำไม? ผู้บริหาร ฝ่ายอาคาร นักออกแบบ หรือที่ปรึกษาการวางผังพื้นที่สำนักงาน ต่างเลือกที่จะสนใจและให้ความสำคัญในการนำข้อมูล Big Data มาใช้ในการวิเคราะห์การใช้งานพื้นที่ออฟฟิศ (Workplace Utilization)
แน่นอนว่าในปัจจุบันนั้นมีบริษัทในหลากหลายอุตสาหกรรม แต่ละบริษัทก็มีวัฒนธรรมที่แตกต่างกันไป แต่มีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน นั่นก็คือการวัดและตรวจสอบการใช้สอยพื้นที่ในการทำกิจกรรม การทำงาน ขนาดการประชุม เป็นต้น คำถามคือ ทำไปทำไม? ก็เพราะบริษัทต้องการข้อมูลที่ดี
ถูกต้อง และมั่นคง เพื่อสำรองข้อมูลไว้ตัดสินใจทางธุรกิจรวมถึงการจัดการพื้นที่ในออฟฟิศด้วย สาเหตุการวัดการใช้พื้นที่สำนักงานนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท
การวัดการใช้พื้นที่สำนักงานจะมีความสำคัญมากขึ้นเมื่อองค์กรเริ่มกลับไปที่สำนักงานภายหลังการระบาดของ COVID-19 การใช้พื้นที่ออฟฟิศนั้นจะเปลี่ยนแปลงไปมาก เนื่องจากมีการทำงานแบบ Remote Working ทั่วโลก บริษัทจึงต้องวางแผนเพื่อปรับปรุงพื้นที่ในการทำงาน
มาดูกันว่าเหตุผล 10+1 ทำไมการวัดการใช้พื้นที่ในออฟฟิศจึงเป็นสิ่งสำคัญ
1. ช่วยลดต้นทุน/ค่าใช้จ่าย

เกือบทุกออฟฟิศส่วนใหญ่ “ค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน” นั้นเป็นสิ่งที่มีต้นทุนสูงเป็นอันดับสองของบริษัทหรือองค์กร รองจากเงินเดือนพนักงาน การวัดการใช้งานพื้นที่จะช่วยคุณให้เข้าใจใน
2 เรื่อง คือ
1) ออฟฟิศมีขนาดพื้นที่ทำงานเหมาะสมหรือไม่?
2) ออฟฟิศจำเป็นที่จะต้องการพื้นที่ทั้งหมดที่กำลังใช้อยู่จริงๆรึเปล่า?
ปัจจุบันการทำงานเริ่มมีแนวโน้มเป็นการทำงานจากระยะไกลมากยิ่งขึ้น (Remote Working)
และพนักงานก็ใช้เวลากับโต๊ะทำงานตัวเองน้อยลง
พนักงานจะทำงานอยู่ที่โต๊ะทำงานของตัวเองอยู่ที่ 54% โดยเฉลี่ย ดังนั้นเมื่อคุณย้ายออฟฟิศหรือ Renovate ใหม่ เราแนะนำว่าให้ลองบริหารพื้นที่ส่วนกลาง โดยใช้ประโยชน์จาก โต๊ะพื้นที่ส่วนกลาง (Hot Desk) มากขึ้น
การวัดผลเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถประหยัดไปได้ถึง 10% มากกว่าการ Survey ถามพนักงานทั่วไป เพราะอะไร? เพราะเมื่อคุณลองถามพนักงาน ส่วนใหญ่จะประเมินว่าใช้เวลากับโต๊ะทำงานตัวเองราวๆ 70-80% ซึ่งจากตัวเลขการสำรวจอยู่ที่ราวๆ 50% เท่านั้นเอง
การวัดผลส่งผลให้คุณได้ข้อมูลที่แม่นยำและช่วยให้คุณเพิ่มหรือลดขนาดพื้นที่ทำงานของออฟฟิศได้อย่างถูกต้องเช่นกัน
2. ช่วยสนับสนุนการจัดการความเปลี่ยนแปลงได้

ปัจจัยสำคัญที่สุดของการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมการทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ คือความมุ่งมั่นและการมีส่วนร่วมของพนักงาน โดยองค์กรควรให้ความสำคัญกับการสื่อสารภายในองค์กร เพื่อให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมและมีความสำคัญ
ข้อมูลการใช้งานพื้นที่สำนักงานเดิม และการ Survey ความต้องการของพนักงานจะช่วยให้การเปลี่ยนแปลง (Change Management) เป็นไปได้อย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น
3. เข้าใจรูปแบบการทำงาน

รูปแบบการทำงานทุกวันนี้นั้นจะแบ่งตามความคล่องตัวในการทำงานของพนักงาน เริ่มตั้งแต่ ทำงานแบบ คือโต๊ะประจำ (Fixed Desk), การทำงานในพื้นที่ทำงานส่วนกลาง (Hot Desk)
และการทำงานจากที่บ้าน หรือ Satellite Office เป็นต้น
การเข้าใจรูปแบบการทำงานจะทำให้เราเข้าใจได้ว่าพนักงานนั้นใช้เวลาที่โต๊ะทำงานของตัวเองและโซนต่างๆในออฟฟิศเท่าไหร่ จากนั้นองค์กรของคุณจะรู้ได้อย่างทันทีเลยว่าคุณต้องการพื้นที่ทำงานแบบไหนมากที่สุด
วิธีที่ดีที่สุดในการหารูปแบบการทำงานคือการวิเคราะห์การใช้สอยพื้นที่ และการสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน
4. กำหนดความต้องการใช้พื้นที่

เมื่อบริษัทเริ่มพิจารณาเรื่องการปรับปรุงพื้นที่ในอนาคต เช่น การปรับปรุงสถานที่ทำงาน หรือการมองหาสถานที่ทำงานแห่งใหม่ เป็นต้น การทำ Space Utilization ก่อนลงมือปรับปรุงพื้นที่สำนักงานจริง เป็นวิธีที่รวดเร็ว ช่วยให้บริษัทวิเคราะห์การใช้พื้นที่ของพนักงานจาก Data ทำให้การปรับปรุงพื้นที่ในอนาคตนั้นคุ้มค่าที่สุด
ดังนั้นการสังเกตกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นไปพร้อมกันภายในบริษัทนั้นจะช่วยให้เห็นว่าพื้นที่ทำงานแบบใด เหมาะสมกับกิจกรรมและจุดประสงค์ของบริษัท และสิ่งใดบ้างที่ต้องเปลี่ยนแปลงเพื่อรองรับการทำงานในแต่ละวัน
5. ประเมินความสำเร็จของการปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงาน

การวัดผลจะช่วยให้สามารถทำให้วิเคราะห์ได้ว่าการปรับปรุงพื้นที่ทำงานนั้นเป็นบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ เช่น สามารถประหยัดต้นทุนค่าเช่าพื้นที่ได้ตามที่ตั้งไว้หรือไม่? หรือสถานที่เหมาะกับพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน ผลลัพธ์จะแสดงให้เห็นว่าองค์กรของคุณนั้นมีการใช้พื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด
การทำ Space Utilization ยังสามารถใช้เพื่อการพัฒนาพื้นที่ออฟฟิศในอนาคตได้อีกด้วย เปรียบเหมือนการพัฒนา Software ที่ต้องมีการทดลองทำซ้ำๆหลายๆรอบก่อนที่จะปล่อยให้ใช้ โดยใช้ Feedback จากลูกค้า วิธีคิดนี้ก็สามารถนำไปใช้กับการขยายพื้นที่ออฟฟิศในอนาคตได้เช่นเดียวกัน
6. ประเมินการใช้งานพื้นที่ในส่วนของActivity Based Working

เทรนด์ในการทำพื้นที่สำนักงานแบบ Activity Based Working (ABW) กำลังได้รับความนิยมจากองค์กรไทยในกรุงเทพฯ ปรับตัวมาใช้กันมากขึ้น ABW คือการแบ่งพื้นที่ทำงานออกเป็นพื้นที่ประเภทต่างๆ เช่น พื้นที่ Focus Area พื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน ห้องพักผ่อน และห้องประชุม พนักงานสามารถเลือกพื้นที่ที่ต้องการใช้ตามความต้องการ เมื่อพื้นที่ทำงานได้รับการออกแบบอย่างเหมาะสม จะช่วยให้สามารถรองรับประเภทงานและวิถีการทำงานได้อย่างลงตัว
เมื่อองค์กรมีการทำพื้นที่สำนักงานแบบ ABW การวัดผลเรื่อง Workplace Utilization เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่เพิ่งนำ Concept นี้มาใช้เป็นครั้งแรก ซึ่งอาจจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมเมื่อพนักงานได้เริ่มทดลองใช้
การวัดผลจะช่วยบอกคุณได้ว่า การทำ ABW ขององค์กรจำเป็นต้องปรับปรุงพื้นที่ส่วนไหน
เพิ่มเติม หรือบางอย่างต้องนำ Technology เข้ามาใช้เพื่อช่วยแก้ปัญหา เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำและถูกต้อง เช่น การเพิ่มพื้นที่ประชุมเฉพาะขนาดเล็ก สำหรับการประชุมที่ไม่เป็นทางการ บริษัทต้องระวังไม่ให้ Productivity ของพนักงานลดลงเช่นเดียวกัน การไม่มีพื้นที่ในส่วน Focus Area หรือการนำเทคโนโลยีระบบบริหารจัดการพื้นที่ทำงานส่วนกลาง (เช่น Co Desk) จะช่วยทำให้องค์กรรู้ถึงอัตราการใช้งานพื้นที่ได้อย่างแม่นยำและส่งผลต่อการตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น
7. ประหยัดพลังงาน

การวัดอัตราการใช้งานพื้นที่อย่างต่อเนื่องจะช่วยให้องค์กรมีข้อมูลเพื่อเห็นแนวทางในการประหยัดพลังงานได้ ตัวอย่างเช่น ในช่วงเทศกาลวันหยุดสามารถให้พนักงานทำงานเพียงสี่ชั้นแทนที่จะเป็นห้าชั้น
ในขณะที่รูปแบบการทำงานแบบ Remote working ได้รับความนิยมมากขึ้น ส่งผลให้มีจำนวนพนักงานทำงานในออฟฟิศลดลง พนักงานใช้แค่พื้นที่บางส่วนในออฟฟิศที่ถูกกำหนดไว้แล้วได้ รวมถึงการใช้ระบบเซนเซอร์อัตโนมัติสมัยใหม่ ช่วยให้สามารถปิดไฟและปิดเครื่องปรับอากาศในพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้งาน วิธีนี้จะช่วยประหยัดพลังงานได้อย่างมาก
8. ปรับปรุงในส่วนของสวัสดิการ

แนวโน้มของอัตราการใช้นั้นจะช่วยให้ออฟฟิศสามารถปรับสวัสดิการได้อย่างถูกต้อง เช่น สามารถประเมินปริมาณอาหารที่ต้องสำรองสำหรับ Canteen ในวันต่างๆได้ หรือสั่งให้มีการทำความสะอาดที่ถี่มากขึ้นในวันที่มีคนทำงานมากขึ้น ดังนั้นจะช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายจากการลดการสูญเสียวัตถุดิบอาหารและมีมาตรฐานความทำความสะอาดสูงขึ้น เป็นต้น
9. ปรับปรุงกลยุทธ์ในการจัดการพื้นที่

เห็นมั้ยว่าการทำ Workspace Utilization นั้นให้ผลลัพธ์และข้อดีกับองค์กรมากมายทั้งช่วงก่อนวางแผนปรับปรุงพื้นที่สำนักงาน และหลังจากปรับปรุงพื้นที่สำนักงานเรียบร้อยแล้ว องค์กรที่มีกระบวนการวัดผลและปรับปรุงประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบและต่อเนื่องจะสามารถสร้างโซลูชันในสถานที่ทำงานที่ยืดหยุ่นเพื่อรองรับพนักงานในอนาคตได้
10. ช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจ

การวิเคราะห์พื้นที่ทำงานจากการรวบรวมข้อมูลที่ผ่านการศึกษาการใช้ Space Utilization เกี่ยวกับรูปแบบการทำงาน ความชอบของพนักงาน และวิธีการสื่อสารของพนักงาน ทั้งหมดนี้จะช่วยให้ข้อเท็จจริงกับบริษัทที่สามารถนำไปใช้เพื่อสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจ หรือตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่ตอบโจทย์มากยิ่งขึ้น
+1: ได้ข้อมูลที่แม่นยำผ่าน
'Smart Workplace Technology'

ออฟฟิศที่เลือกใช้เทคโนโลยีระบบบริหารพื้นที่ทำงาน อย่างเช่น ระบบ Co Desk ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง Hot Desk เป็นเทคโนโลยีที่จะช่วยให้องค์กรสามารถรู้ปริมาณการใช้งานส่วนกลางของพื้นที่สำนักงาน บริเวณพื้นที่ไหนของออฟฟิศที่มีการใช้งานบ่อย หรือบริเวณไหนที่มีการใช้งานน้อย
โดยจะมี Workplace Analytics ที่เก็บบันทึกอย่างละเอียด ที่จะช่วยให้ผู้บริหารหรือแผนกที่เกี่ยวข้องสามารถเห็นข้อมูลได้อย่างครบถ้วนผ่าน Dashboard ครบครัน ซึ่งการที่องค์กรไม่ได้มีการเก็บข้อมูลในด้านการใช้งานพื้นที่ต่างๆ จะทำให้องค์กรมีการประเมินในการปรับพื้นที่ที่มีการคาดการณ์ต่ำกว่าความเป็นจริง หรือสูงกว่าความเป็นจริงได้
การทำ Workplace Utilization วิเคราะห์ข้อมูลการใช้พื้นที่ เพื่อนำ Data ไปวิเคราะห์และปรับปรุงพื้นที่การทำงานในอนาคตขององค์กรเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะการนำ Technology มาใช้เพื่อให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แล้วออฟฟิศของคุณล่ะมีการทำ Workplace Utilization หรือยัง? การนำเทคโนโลยีอย่าง Workplace Plus มาใช้
จะช่วยให้องค์กรของคุณบริหารจัดการพื้นที่สำนักงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
หากองค์กรไหนกำลังมองหาโซลูชันครบวงจร สำหรับบริหารจัดการ Hybrid Workplace อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่เพจ Exzy Workplace Plus 096-9595-193
หรือ contact@exzy.me