เมื่อสถานการณ์ COVID-19 ในไทยเริ่มคลี่คลายไปในทางที่ดีขึ้น หลายองค์กรเริ่มต้นวางแผนเพื่อให้พนักงานกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศได้อย่างมั่นใจ แต่ต้องยอมรับว่าการที่องค์กรมีกลยุทธ์ในการ Return to Work เพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอต่อการบริหารออฟฟิศในยุคใหม่เสียแล้ว
เทคโนโลยีจะเข้ามามีบทบาทมากขึ้นที่จะช่วยให้องค์กรบริหารจัดการพนักงานและพื้นที่สำนักงานในยุคนี้ให้ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
วันนี้ เราจะมาแนะนำ 5 เทคโนโลยีที่จำเป็นในการวางแผนกลับไปทำงานที่ออฟฟิศ..
1. บริหารพื้นที่ห้องประชุมอย่างเป็นระบบด้วย
“Meet in Touch”
“Meet in Touch” โซลูชันระบบจองห้องประชุมสุดล้ำสมัยจากแพลตฟอร์ม Workplace Plus ช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนการใช้งานห้องประชุมได้อย่างปลอดภัย ตั้งแต่การควบคุมจำนวนพนักงาน การวางแผนไม่ให้มีผู้ใช้งานหนาแน่นเกินไปในแต่ละการประชุมและหากพบพนักงานติด COVID-19 ก็สามารถติดตามพนักงานที่มีความเสี่ยงสูงได้ทันที
จากข้อมูลการใช้งาน ช่วยให้สามารถติดตามย้อนหลังได้ง่ายและรวดเร็วว่ามีใครเข้าร่วมประชุมบ้าง นอกจากนี้ผู้ดูแลระบบยังมีข้อมูลการใช้งานห้องประชุม (Workplace Analytics) ตารางเวลาการใช้ห้องประชุม ซึ่งจะให้องค์กรวางแผนในการทำความสะอาดได้หลังจากจบการประชุม
ในส่วนของการจองห้องประชุมนั้น พนักงานเองก็สามารถจองห้องประชุมได้ผ่านแอปพลิเคชัน Workplace Plus ได้ทุกที่ ทุกเวลา ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงจากการสัมผัสหน้าจอ Interactive Display ร่วมกัน
2. Co Desk บริหารพื้นที่ทำงานอย่างปลอดภัย ตอบโจทย์ Return to Work
กลยุทธ์สำคัญในการ Return to Work ที่องค์กรไม่ควรมองข้าม
คือนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น การกำหนดวันทำงานของพนักงานและวางแผนจำนวนพนักงานที่จะให้เข้าออฟฟิศไม่ให้หนาแน่นเกินไป รวมถึงการเว้นระยะห่าง Social Distancing ในพื้นที่ทำงาน
ด้วย “Co Desk” ระบบจองโต๊ะทำงาน Hot Desk เป็นระบบที่จะช่วยให้ HR บริหารจัดการพนักงานในการเข้าใช้พื้นที่ทำงานส่วนกลางได้ง่ายขึ้น เนื่องจากมี Floor plan ซึ่ง HR สามารถจำกัดจำนวนพนักงาน รวมถึงปิดใช้งานโต๊ะทำงานตัวที่ติดกันเกินไปได้ (Social Distancing Seating Chart)
นอกจากนี้ระบบยังรองรับ “ฟีเจอร์ COVID-19 Contract Tracing” ช่วยแจ้งเตือนไปยังพนักงานมีความเสี่ยงสูง หลังจากพบผู้ติดเชื้อในออฟฟิศ
ในส่วนการจองโต๊ะทำงานนั้นก็ทำได้สะดวกและรวดเร็วผ่านแอปพลิเคชัน พร้อมยังลดความเสี่ยงจากการสัมผัสหน้าจอในการจองร่วมกันได้อีกเช่นกัน ด้วย Touchless Technology
และการเช็คอินเข้าใช้งานโต๊ะทำงานส่วนกลางนั้น พนักงานก็สามารถทำได้ผ่านเทคโนโลยีสแกนใบหน้า (Face Scan) จาก Interactive Display หรือสแกน QR Code ผ่านหน้าจอ E-Ink บนโต๊ะ ช่วยเพิ่มระดับความปลอดภัยอีกขั้นให้กับพนักงานในการเข้าใช้พื้นที่
3. “Locker Space” ยกระดับความปลอดด้วยด้วย Touchless Technology
โซลูชันที่จะมาช่วยรองรับการใช้งานโต๊ะทำงานส่วนกลางนั้น คือ “Locker Space” ระบบจองล็อกเกอร์อัจฉริยะ เมื่อองค์กรมีการปรับไปใช้โต๊ะพื้นที่ทำงานส่วนกลาง พนักงานจะไม่มีโต๊ะประจำ จึงต้องใช้ล็อกเกอร์ในการเก็บของ
ซึ่งผู้ดูแลระบบจะสามารถกำหนดได้ว่าเมื่อพนักงานจองโต๊ะทำงาน Hot Desk ระบบจะจองตู้ล็อกเกอร์ให้โดยอัตโนมัติ หรือจะกำหนดให้ล็อกเกอร์ประจำกับพนักงานที่เข้าออฟฟิศบ่อยๆ ช่วยในการบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น
และเมื่อมีการใช้งานตู้ล็อคเกอร์ร่วมกัน พนักงานย่อมเกิดความกังวล ด้วยเทคโนโลยี Face Scan จาก Locker Space จะสามารถปลดล็อกตู้ล็อกเกอร์ด้วยการลดการสัมผัส หรือจะกดปลดล็อกได้จากแอปพลิเคชัน ย่อมช่วยเพิ่มความปลอดภัยและความมั่นใจให้กับพนักงาน
4. คัดกรองพนักงานและผู้มาติดต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยระบบ “Visitar”
เมื่อมีการกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ ปัญหาต่อมาที่องค์กรต้องเผชิญคือเรื่องความปลอดภัย และความมั่นใจในการคัดกรอง COVID-19 ในระดับหนึ่ง ทั้งตัวพนักงานที่ต้องเข้าออฟฟิศ และคงเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีการนัดประชุม หรือมีผู้มาติดต่อเข้ามา
ดังนั้นด้วยระบบ Visitar : ระบบ Visitor Management System (VMS) สำหรับการเข้าพื้นที่ภายในออฟฟิศผ่านระบบ Access Control พนักงานและผู้มาติดต่อจะต้องตอบแบบสอบถามเกี่ยวกับ COVID-19 Screen Questionnaire ก่อน ถึงจะได้ QR Code เพื่อใช้ในการเข้าออฟฟิศ รวมถึงสามารถติดตามผู้มาติดต่อได้ง่ายหากมีการติดเชื้อ COVID-19 ในออฟฟิศ
5. เพิ่มความปลอดภัยในออฟฟิศมากยิ่งขึ้นด้วย “Dynamic Access Control”
“W+Access (Dynamic Access Control)” อีกหนึ่งโซลูชันที่จะช่วยให้การ Return to Work เป็นไปอย่างมีระบบและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น องค์กรสามารถนำโซลูชันประยุกต์ใช้กับการควบคุมจำนวนความหนาแน่นของพนักงานในแต่ละพื้นที่ได้อีกด้วย
โดยพนักงานจะสามารถเข้าพื้นที่ภายในออฟฟิศหรือบริเวณต่างๆได้ตามสิทธิ์ที่ถูกกำหนดไว้ หรือ Flexible Working Policy ที่ทาง HR ได้กำหนดมา เป็นต้น ซึ่งพนักงานที่มีสิทธิ์เข้าทำงานที่ออฟฟิศจะสามารถสแกน QR Code เพื่อเข้าพื้นที่ได้อย่างง่ายดาย
การ Return to Work เป็นสิ่งที่องค์กรไม่ว่าจะระดับเล็กหรือใหญ่ ต้องมีการวางแผนเป็นอย่างดี เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับพนักงาน
รวมไปถึงควรมีการลงทุนในการนำเทคโนโลยีโดยเฉพาะ อย่างเช่น Workplace Plus ที่จะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
หากองค์กรใดต้องการกำลังวางแผนเกี่ยวกับการนำพนักงานกลับไปทำงานที่อออฟฟิศ และกำลังมองหาโซลูชันที่จะตอบโจทย์ในช่วงนี้
E-Book เล่มนี้จะช่วยให้องค์กรมีกลยุทธ์ในการ Return to Work บริหารจัดการพนักงานให้ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น Download Free!
