อย่างที่ทุกคนทราบกันดีว่า COVID-19 ส่งผลกระทบหลายด้าน โดยเฉพาะการทำงาน หลายองค์กรต่างก็มีวิธีปรับตัวที่แตกต่างกันไป บริษัท Exzy ผู้เชี่ยวชาญในเทคโนโลยีด้าน Smart Workplace และ GC บริษัทชั้นนำในด้านกลุ่มเคมีภัณฑ์ ได้มีโอกาสมาร่วมแชร์มุมมองในการทำ Digital Transformation กับคุณเก่ง สิทธิพงศ์ ศิริมาศเกษม ใน รายการ Creative Talk Podcast เมื่อวันที่ 20 กันยายน ที่ผ่านมา โดยเราได้สรุปมาไว้ให้คุณในบทความนี้แล้วไปอ่านกันได้เลย
ประวัติความเป็นมาของ Exzy และ GC
Exzy : เราเป็นบริษัทที่ทำเทคโนโลยีเกี่ยวกับ Futuristic Solution เช่น VR, AR, Interactive ต่างๆ ให้กับลูกค้า Corporate โดยในช่วง 4-5 ปีหลัง Exzy โฟกัสในส่วนของเทคโนโลยีด้าน Smart Office ซึ่งได้ทำเป็น In-house ทุกอย่าง ตั้งแต่การ R&D ไปจนถึงการออกแบบ Hardware ต่างๆ ด้วย ซึ่งตอนนี้ก็มีลูกค้ามากกว่า 200 บริษัทแล้วครับ
GC : เราเป็นหนึ่งในบริษัทลูกของปตท. ซึ่งกำลังมุ่งเน้นการยกระดับและพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานที่จะตอบโจทย์กับลูกค้าและพนักงานในองค์กร จึงได้จัดตั้งโปรเจค Digital Transformation ขึ้นมา เพื่อช่วยปรับปรุงวิธีการทำงานโดยนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมในการทำงานทำงานแต่ละประเภท รวมไปถึงยกระดับโครงสร้างพื้นฐานในองค์กรให้มีประสิทธิภาพและปลอดภัยยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังมีการยกระดับทักษะทาง Digital ของพนักงานในองค์กรอีกด้วย
COVID-19 ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงออฟฟิศอย่างไร
GC : ในช่วงแรกมีการปรับตัวค่อนข้างเยอะ ทำให้ต้องกักตัวและทำงานอยู่ที่บ้าน แต่ยังมีพนักงานส่วนหนึ่งที่ต้องมาทำงานที่ออฟฟิศบ้าง ซึ่งทำให้ต้องมีการหาวิธีการทำงานที่จะทำให้ทุกคนสามารถทำงานเชื่อมต่อกันได้ จึงต้องมีการปรับตัวให้มีการทำงานแบบ Digital มากขึ้น
Exzy: เราเองได้มองเห็นถึงแนวโน้มของออฟฟิศรูปแบบ Hybrid มานานแล้วก่อนจะเกิด COVID-19 ซึ่งได้พัฒนา Solution ต่างๆ ที่จะมาตอบโจทย์เทรนด์ของออฟฟิศยุคใหม่
COVID-19 กลายเป็นตัวเร่งให้เกิดการทำงานที่ Flexible และทำให้องค์กรต้องปรับตัวเพื่อตอบโจทย์สถานการณ์ที่เกิดขึ้น ทำให้ Solution ของ Exzy กลายมาเป็นที่สำคัญต่อองค์กรในการบริหารจัดการพื้นที่และการทำงานในยุคนี้อย่างมาก
GC เริ่มทำ Smart Workplace อย่างไร
GC: ในช่วงก่อน COVID-19 GC มีการวางแผนทำ Smart Office แต่ยังไม่ได้เร่งรีบมากนัก เพราะเราเป็นองค์กรที่ค่อนข้างใหญ่จึงต้องใช้เวลาค่อยๆ ปรับตัว การ Work from Home หรือ Work form Anywhere ทุกคนยังไม่คุ้นชินในช่วงแรก แต่เมื่อมี COVID-19 เข้ามาทำให้กลายเป็นตัวเร่งให้ต้องปรับตัวให้เร็วขึ้น
แรกๆ คำว่า Smart Office อาจจะเน้นเพียงแค่ออฟฟิศสวยๆ บรรยากาศน่าทำงาน มี Collaboration โซนต่างๆ แต่พอมี COVID-19 ทำให้โจทย์นั้นเปลี่ยนไป
"COVID-19 ทำให้องค์กรกลับมาโฟกัสที่คนทำงานมากขึ้นในเรื่องของความปลอดภัยภายในออฟฟิศ"
การลดโต๊ะประจำลงแล้วเปลี่ยนมาเป็น Hot Desk แทน ลดการสัมผัสในพื้นที่ด้วยเทคโนโลยี และช่วยในการทำงานในยุค COVID-19 ได้อย่างลงตัว ไม่ว่าจะทำงานจากที่บ้าน หรือออฟฟิศ ก็สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอยู่บนพื้นฐานของความปลอดภัย สะดวกสบายในต้นทุนบริหารจัดการที่เหมาะสม
Exzy: การปรับเปลี่ยนออฟฟิศ ควรต้องโฟกัสไปที่ 3 เรื่อง คือ People, Place และ Process คือการนำเทคโนโลยีเข้ามาเชื่อมต่อทั้งสามสิ่งนี้เข้าด้วยกัน Exzy และ Partner อื่นๆ จึงร่วมมือกันในการ Transform ออฟฟิศให้กับทาง GC ในครั้งนี้
Exzy เข้ามามีบทบาทอย่างไรในการช่วยทำ Smart Workplace ให้กับ GC ?
Exzy : Exzy จะเริ่มเข้ามาช่วยในการออกแบบและวางแผนเทคโนโลยีให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานและพื้นที่ของ GC เพื่อให้สามารถตอบโจทย์การทำงาน พร้อมสร้าง Experience ที่ดีให้กับพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
เรามีการทำงานร่วมกับ Partner อย่าง Knightfrank ที่จะช่วยระดมความคิดกันเพื่อวางแผนกันว่าในพื้นที่ควรจะมีเทคโนโลยีอะไรบ้าง เริ่มจากตรงไหนก่อน
Key หลักในการที่จะเริ่มทำ Flexible Office / Hybrid Office ควรเริ่มจากการมี Hot Desk ก่อนอันดับแรก คือ เป็นการจองโต๊ะที่ใครก็สามารถนั่งทำงานได้ เช่น องค์กรอาจจะมีพนักงาน 100 คน อาจจะมีโต๊ะทำงานเพียงแค่ 70 ตัว แบ่งเป็น Hot seat 40 และ Fixed seat 30 เป็นต้น
" การมี Hot Seat จะทำให้องค์กรจะมีพื้นที่เหลือ อาจจะเอาไปทำเป็นพื้นที่ส่วนกลางอื่นๆ เช่น สำหรับพักผ่อน หรือ Hang out เพื่อสร้าง Engagement ให้กับพนักงานได้อีกด้วย "
Exzy: อย่างไรก็ตาม Hot Desk เป็นสิ่งที่หลายองค์กรในไทยนั้นค่อนข้างทำได้ยาก เนื่องจากส่วนใหญ่เป็นเพราะคนไทยมีระบบ Seniority ทำให้มีการเกรงใจหากมีหัวหน้าหรือผู้อาวุโสนำของมาวางไว้ ทำให้พนักงานก็อาจจะไม่กล้านั่ง ดังนั้นการมีเพียงระบบจองโต๊ะทำงานอาจจะไม่เพียงพอ แต่อาจจะต้องมีการ Implement ป้ายบอกสถานะติดตามโต๊ะ เพื่อบอกว่าโต๊ะนี้ใครจองเข้ามา
พอมีเริ่มมีการทำ Hot Desk แล้วเราก็สามารถต่อยอดการวางโครงสร้างต่อไปได้ อย่างที่เราทำให้ทาง GC เช่น การเชื่อมต่อระบบจองโต๊ะเข้ากับระบบไฟฟ้า หากคนที่จองเข้ามาเช็คอินจึงจะสามารถใช้ไฟได้ ทำให้พนักงานเองสามารถบริหารจัดการวิธีการทำงานเองได้อย่างสะดวกสบายและมีประสิทธิภาพ รวมไปถึงทำให้องค์กรสามารถปรับตัวได้อย่าง Flexible
หลังจากเริ่มทำ Smart Office มาแล้วเกิดการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร ?
GC: ตอนนี้เป็นการเริ่มต้นส่วนหนึ่ง และจะค่อยๆ ทดลองกับพนักงานเพื่อดูว่าตอบโจทย์กับความต้องการของพนักงานหรือไม่ แต่ สิ่งที่เห็นชัดที่สุดคือ Hot Desk ที่เป็นการทำให้พื้นที่นั้นถูกใช้ได้อย่างคุ้มค่าและเหมาะสมกับปริมาณของคนที่เข้ามา ทำให้เราสามารถลดพื้นที่ลง นำเอาไปทำประโยชน์อื่นๆ หรือคืนพื้นที่ได้บางส่วน ทำให้ช่วยประหยัดต้นทุนด้วย
อย่างต่อมาคือ GC เราได้เห็นถึงความเป็นไปได้ของเทคโนโลยีที่จะสามารถมาช่วยสร้างความปลอดภัย ความสะดวกสบายให้กับพนักงานจากประสบการณ์ที่ได้ทดลองใช้
นอกจากนี้เราพยายามจะสร้าง Ecosystem ในพื้นที่ด้วยการลดการสัมผัสในพื้นที่ลงด้วยเทคโนโลยี ตั้งแต่การเริ่มเข้ามาในพื้นที่ เช่น ระบบ Facial Recognition หรือ การตรวจวัดอุณหภูมิ ทำให้ Journey ของพนักงานในการมาทำงานนั้นสะดวกสบายและปลอดภัยยิ่งขึ้น โดยการใช้เทคโนโลยีเข้ามาใช้ เราก็พยายามที่จะออกแบบให้ตอบโจทย์กับแต่ละกลุ่มหรือแผนกนั้นๆ ด้วย
“การทำสิ่งเหล่านี้จะไม่มี “One Size Fits All” เพราะแต่ละองค์กรหรือแผนกนั้นมีความต้องการหรือลักษณะการทำงานที่ไม่เหมือนกัน การที่เรามีระบบเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการก็จะช่วยบริหารจัดการได้อย่างเป็นระบบ และจะช่วยตอบโจทย์องค์กรและรู้ว่าเหมาะกับการทำงานแบบไหนที่ได้ประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมกับสร้างความประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงาน”
Exzy: การมี Hot Seat เป็นการช่วยให้พนักงานได้เจอกับเพื่อร่วมงานแผนกต่างๆ อาจจะทำให้เกิดไอเดียใหม่ๆ ในการทำงานมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ในยุค COVID-19 เทคโนโลยีเหล่านี้ก็จะมาช่วยในเรื่องของความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เพราะทำให้เรามี Data รู้ว่าใครเข้ามาใช้พื้นที่เมื่อไหร่ ช่วงเวลาไหน หรือช่วยในการจัดการความหนาแน่นในพื้นที่ได้ เป็นต้น
GC: นอกจากนี้ Smart Office ในยุคนี้ไม่ใช่แค่เป็น Building แต่บ้านพนักงานเองก็สามารถเป็นออฟฟิศได้ GC ก็ยังคงคำนึงถึงสภาพแวดล้อมการทำงานจากที่บ้านด้วย เช่น การประชุมจากที่บ้านอย่างไรให้ง่ายและสะดวก ซึ่งทำให้เทคโนโลยีที่เราจะใช้จะต้องตอบสนองต่อความต้องการต่างๆ และสามารถประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม
อนาคตของออฟฟิศและการทำงานจะเป็นอย่างไร?
GC: ในอนาคตในบางธุรกิจอาจจะไม่ต้องมีออฟฟิศเลยก็ได้ ขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานขององค์กร การบริหารจัดการ หรือการมีทคโนโลยีที่จะสามารถช่วยให้การ Work From Anywhere สามารถเชื่อมกันได้อย่างไร้รอยต่อ โดยยังอยู่บนพื้นฐานของ Safe&Secure
Exzy: พื้นที่ของออฟฟิศหรือ Headquarter นั้นจะเล็กลง เพราะสามารถที่จะ Work From Anywhere ได้ แต่จะมี internal co-working space เพิ่มขึ้น หรือกระจายพื้นที่ทำงานไปยังสถานที่ต่างๆ มากขึ้น (Satellite Office) สามารถอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานที่อาจจะอยู่ไกลสามารถเดินทางได้สะดวก หากมีระบบเทคโนโลยีเข้ามาก็จะทำให้องค์กรเองมี Data ที่จะสามารถออกแบบพื้นที่ทำงานให้ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพ และจะสามารถเป็น Long-term Strategy ให้กับองค์กร ส่งเสริม Productivity และ Happiness ของพนักงานได้ดีเยี่ยม
สรุป
ในอนาคตออฟฟิศจะต้องสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่าง Flexible เพื่อให้ใช้งานได้ตามลักษณะงานของแต่ละแผนก มีพื้นที่ขนาดเล็กลง ซึ่งออฟฟิศในอนาคตจะไม่ได้มีเพียงทีเดียว แต่จะกระจายไปตามพื้นที่ต่างๆ ให้พนักงานสามารถเลือกพื้นที่ทำงานที่สะดวกในการเดินทาง และควรต้องนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในองค์กรให้สอดคล้องกับลักษณะการทำงานขององค์กรและยุค New Normal ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและยิ่งขึ้น
