เราทุกคนต่างก็เคยเผชิญกับเหตุการณ์ปัญหาการจองห้องประชุมต่างๆมากมาย อย่างเช่น การใช้ห้องประชุมโดยไม่ได้มีการจองล่วงหน้า หรือการจองห้องประชุมซ้อนกัน เป็นต้น ซึ่งแค่งานหลักที่คุณต้องทำในแต่ละวันนั้นก็หนักหนาเพียงพอแล้ว ฉะนั้นการพยายามหาห้องประชุมในแต่ละวัน ไม่ควรจะเพิ่มความเครียดและเวลาให้กับชีวิตของคุณมากไปกว่านี้
ปัจจุบัน ระบบจองห้องประชุม (Meeting Room Software) ถูกสร้างขึ้นมาตอบโจทย์ปัญหานี้โดยเฉพาะ เพราะสามารถช่วยทำให้ชีวิตของคุณง่ายยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องมายุ่งยากในการหาห้องประชุม การจองห้องประชุม รวมถึงการเข้าใช้ห้องประชุม เป็นต้น
แต่เทคโนโลยีระบบจองห้องประชุมในปัจจุบันถูกมีหลากหลายและตอบโจทย์ที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นเพื่อประสิทธิภาพและความคุ้มค่าที่ดีที่สุดให้กับห้องประชุมของคุณ รวมไปถึงเพิ่มความเป็นอยู่ และ Productivity ที่ดีขึ้นของพนักงาน
เราจึงอยากแนะนำ 4 วิธีเลือกระบบจองห้องประชุมที่เหมาะสมสำหรับออฟฟิศของคุณ ครับ
1. เลือกระบบจองห้องประชุมที่เชื่อมต่อเข้ากับระบบอีเมล์
ระบบจองห้องประชุมที่สามารถเชื่อมต่ออย่างสมบูรณ์แบบ (Seamless) กับระบบอีเมล์ชั้นนำขององค์กร เช่น Office 365 , Exchange หรือ Google Calendar สามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานมากยิ่งขึ้น ด้วยข้อดีต่างๆมากมายไม่ว่าจะเป็น ความคุ้นเคยของการใช้งาน ที่ไม่จำเป็นต้องให้พนักงานเรียนรู้เริ่มต้นใหม่ตั้งแต่แรก
นอกจากนี้ การเชื่อมระบบจองห้องประชุมเข้ากับระบบปฏิทินในอีเมล์ (Calendar) เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ Google Calendar อยู่แล้ว ระบบจองห้องประชุมที่มีประสิทธิภาพควรจะเชื่อมต่อกับ Calendar และอนุญาตให้พนักงานสามาถเห็นตารางการใช้ห้องประชุม และจองห้องประชุมได้ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการที่จะต้องสลับเมนูการจองห้องประชุมและเชิญคนไปมา
และที่สำคัญที่สุด การเชื่อมต่อกับระบบอีเมลช่วยทำให้การจองห้องประชุมและเชิญคนเข้าประชุม สามารถทำได้ในที่เดียวอีกด้วย
2. จองห้องประชุมได้ทันที และยกเลิกการประชุมโดยอัตโนมัติ
บางครั้ง คุณจำเป็นต้องการพื้นที่สำหรับการประชุมแบบทันที คุณไม่ควรที่จะต้องใช้เวลาในการเปิดระบบจองห้องประชุมผ่านตารางปฏิทินในอีเมล นั่นเป็นเหตุผลที่ทำให้หน้าจอหน้าห้องประชุมสามารถช่วยให้เราจองห้องประชุมห้องได้อย่างทันที (Instant Booking) ในระยะเวลาที่เราต้องการ พร้อมทั้งเปลี่ยนสถานะเป็น “ไม่ว่าง” เพื่อแจ้งให้คนข้างนอกทราบเป็นต้น
อีกรูปแบบพฤติกรรมอีกอย่างหนึ่งที่พบเจอได้บ่อยครั้งคือ การยกเลิกการประชุมหรือการจองห้องประชุมแล้วไม่ได้ใช้งาน ระบบการจองห้องประชุมที่มีประสิทธิภาพจะสามารถยกเลิกการประชุมโดยอัตโนมัติ (Automatic Release Room) หากไม่มีใครการเช็คอินหรือการยันยันที่จอหน้าห้องประชุม สถานะห้องประชุมที่แสดงผลที่หน้าจอหน้าห้องประชุมจะเปลี่ยนสถานะเป็น “ว่าง” เพื่อให้คนอื่นสามารถเข้ามาใช้งานได้
พฤติกรรมการจองห้องประชุมที่ไม่พึงประสงค์ต่างๆเหล่านี้ ส่งผลให้องค์กรไม่สามารถใช้ห้องประชุมได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และส่งผลให้ Productivity ของพนักงานลดลงอีกด้วย
3. รู้สถานะห้องประชุมได้อย่างทันทีผ่าน Flight board
ลองนึกถึงตอนเราอยู่สนามบิน สิ่งสำคัญที่เราควรไปเช็คคือ ตารางการบิน ซึ่ง Flight board จะบอกภาพรวมข้อมูลที่คุณต้องการได้ในครั้งเดียว ออฟฟิศของคุณก็สามารถทำเช่นเดียวกันสำหรับสถานะห้องประชุม
การที่มีจอหน้าห้องประชุมอยู่หน้าห้องประชุมแต่ละห้องนั้นเป็นมากกว่าแค่เพียงการแสดงสถานะเพียงอย่างเดียว แต่ยังสามารถช่วยลดปัญหาเรื่องการแอบใช้ห้องประชุม หรือการประชุมสายได้อีกด้วย แต่บางครั้งเราไม่ได้อยู่ใกล้จอหน้าห้องประชุม การติดตั้ง Flight board ในตำแหน่งที่เข้าถึงง่ายจากทุกที่ เช่น ตำแหน่งหลัง Reception บริเวณประตูทางเข้า เป็นต้น จะทำให้พนักงานทุกคนสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างสูงสุด
ไม่ว่าพนักงานที่กำลังรีบร้อนวิ่งไปที่การประชุมแล้วลืมห้องว่าห้องประชุมคือห้องไหน หรือแค่ต้องการหาห้องที่สามารถใช้ได้ Flight board จะสามารถช่วยตรงนี้ได้อย่างแน่นอน
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบใช้งานง่ายและปลอดภัย
เทคโนโลยีต่างๆที่คุณเอามาใช้ในออฟฟิศ ควรที่จะใช้งานง่ายและปลอดภัย เช่นเดียวกับระบบจองห้องประชุมที่ควรจะใช้ง่ายต่อการเรียนรู้ของพนักงานทุกคน ช่วยให้พนักงานสามารถจองห้องประชุมได้อย่างรวดเร็ว และต้องไม่ทำให้ผู้ดูแลระบบต้องมานั่งกังวลว่าระบบมีความปลอดภัยหรือไม่
ค้นหาระบบจองห้องประชุมที่ใช้งานง่ายและปลอดภัยด้วยการเข้ารหัสข้อมูลที่สำคัญของคุณ รวมไปถึงระบบที่สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงต่างๆ การหาและจองห้องประชุมของคุณในอนาคตจะต้องไม่เครียดอีกต่อไปด้วยการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมเข้ามาช่วยในส่วนนี้
นอกจากนี้ข้อมูลชื่อการประชุมต่างๆ รายชื่อพนักงานก็เป็นอีกส่วนหนึ่งที่สำคัญที่คุณควรคำนึงถึงถึงการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เช่น ใน Server ขององค์กรของคุณ เป็นต้น
สรุป
ทั้ง 4 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น ระบบ Meet in Touch สามารถตอบโจทย์การใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราเชื่อว่าการมีระบบจองห้องประชุมที่ดี ใช้งานง่ายและมีฟังก์ชันต่างๆที่ครบถ้วน จะช่วยให้การจองห้องประชุมของคุณไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป ทั้งในแง่ของระยะเวลาและประสิทธิภาพที่เกิดขึ้น สามารถอ่านเพิ่มเติม 4 ข้อดีของระบบจองห้องประชุม
หากท่านใดสนใจสามารถดาวน์โหลดโบรชัวร์เพื่อศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ Download Brochure หรือ Meet in Touch Fanpage
